Informationsschreiben – Pandemie –

Mit diesem Schreiben möchten wir Sie über die Maßnahmen informieren, die wir beim VZN im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie (Covid-19) ergriffen haben. Oberste Priorität gilt der uneingeschränkten Fähigkeit unseres Versorgungswerkes zur fristgerechten Leistung der Alters- und Hinterbliebenenversorgung. Zugleich ergreifen wir alle notwendigen Maßnahmen, um unseren Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten sowie für unsere Geschäftspartner als Ansprechpartner weiter zur Verfügung zu stehen.

Zum Schutz der Mitarbeiter und zur Verringerung der Verbreitungs- und Ansteckungsgefahr durch eine Reduzierung der sozialen Kontakte hat sich der Verwaltungsausschuss in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung dazu entschlossen, die Bürotätigkeit vor Ort durch die Tätigkeit der Mitarbeiter im Homeoffice zu ergänzen. Solange keine wesentlichen Einschränkungen der Bewegungsfreiheit erfolgen, werden wir unsere Präsenz der Verwaltung in Düsseldorf aufrechterhalten. Dies ist insbesondere auch deshalb nötig, da uns viele Vorgänge nach wie vor per Postzustellung erreichen, so dass diese täglich verarbeitet werden müssen. Unser Ziel ist es, die Leistungen für unsere Mitglieder im Wesentlichen unverändert wahrnehmen zu können.

Die telefonische, postalische und digitale Erreichbarkeit des VZN von 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr wird weiterhin sichergestellt sein. Auch die gezielte Kontaktaufnahme zu einzelnen Ansprechpartnern wird verlässlich ermöglicht. Wir bitten Sie jedoch, für den Zeitraum bis Ostern möglichst auf die Zusendung von Papierdokumenten zu verzichten und stattdessen auf Emails und die Übermittlung von PDF-Dateien auszuweichen. Sollten Sie schutzwürdige Inhalte übermitteln wollen, sollte dieses über eine verschlüsselte E-Mail geschehen; in diesem Fall müsste dem Adressaten gesondert telefonisch – auf keinen Fall per E-Mail – das Passwort zur Entschlüsselung der E-Mail übermittelt werden.

Nicht ausschließen können wir, dass bei einer Verschärfung der Lage, insbesondere durch generelle Einschränkungen der Bewegungsfreiheit, die Notbesetzung unserer Verwaltung und damit möglicherweise die Verarbeitung von Postsendungen nicht mehr gewährleistet werden kann. In diesem Fall werden wir Sie gesondert über die von uns dann ergriffenen Maßnahmen unterrichten.

Wir sind froh berichten zu können, dass sich bisher unter unseren Mitarbeitern keine Erkrankten bzw. Verdachtsfälle ergeben haben.

Zu den Maßnahmen im Einzelnen:

• Das VZN verfügt über ein Risikomanagementsystem, das auch die Erfassung von Sonstigen Risiken Die Erfassung von Pandemien und deren Auswirkungen zählten bislang jedoch nicht dazu. Wir haben daher zu Beginn des Jahres begonnen für den sich abzeichnenden Fall Szenarien mit entsprechenden Risikomaßnahmen zu entwickeln. Wir befinden uns hiernach in Szenariostufe 2 von drei.
• Unsere Mitarbeiter wurden in Cluster aufgeteilt, in Abhängigkeit von Funktion und notwendigem Einsatzort. Ab sofort werden die Tätigkeiten vor Ort in Düsseldorf und in erheblichem Umfang über Homeoffice ausgeübt. Hierdurch erreichen wir mit räumlicher Trennung eine Verminderung der Infektionsgefahren und den Kontakt zwischen redundanten Aufgabenbereichen.
• Alle wichtigen Funktionen des VZN sind damit doppelt und räumlich getrennt besetzt. Die Funktionsfähigkeit unseres Verwaltungsstandortes sowie des Fernzugriffs der von Zuhause arbeitenden Kolleginnen und Kollegen wird durch unser IT-Team intensiv überwacht und regelmäßig getestet.
• Geschäftsreisen haben wir im Wesentlichen eingestellt. Lediglich im lokalen Umfeld werden Termine wahrgenommen.
• Mitarbeiter, Besucher und Geschäftskontakte werden dringend gebeten, uns sofort über Corona-Verdachtsfälle zu informieren.
• Mitarbeiter, die sich in Risikogebieten aufgehalten haben, müssen für 14 Tage von zu Hause arbeiten. Sie sollen unser Büro nicht betreten und keine geschäftlichen Präsenztermine wahrnehmen.
• Wir haben einen Krisenstab eingerichtet, der zweimal wöchentlich tagt und auf die weitere Entwicklung unmittelbar reagieren kann.
• Unsere Mitarbeiter sind aufgefordert, sich an die vom RKI veröffentlichten Vorsichtsmaßnahmen zu halten.

Wir haben alle notwendigen Schritte unternommen, um die Verwaltungsabläufe des VZN weitestgehend zu gewährleisten. Lediglich im Hypothekengeschäft haben wir aus organisatorischen Gründen die Vergabe von Darlehen b.a.w. ausgesetzt. Etwaigen Auszahlungsverpflichtungen aus laufenden Darlehensverträgen werden wir so schnell als möglich nachkommen.

Wir beobachten die Lage tagesaktuell und sehen uns auch dann gut gerüstet, sollte sich die Lage zu Risikoszenario 3 verschärfen.

Bezogen auf unsere überschaubare Aktienexponierung haben wir das Kapitalmarktrisiko durch umfangreiche Sicherungsmaßnahmen bei den Spezialfonds im Aktienbereich nahezu ausgeschaltet, da auch wir im Verlauf der letzten Wochen bereits vertretbare Kursverluste verzeichnen mussten.

Wir haben unser Risiko durch ein robustes Portfolio sowie Sicherungsmaßnahmen begrenzt. Wir gehen davon aus, dass wir auch diese vergleichsweise große Krise ohne nachhaltige Schäden überwinden können.

Wir wünschen unseren Mitgliedern, den Mitarbeitern und unseren Geschäftspartnern für die kommende Zeit das Beste – bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen

Düsseldorf, 18. März 2020

Der Verwaltungsausschuss:

ZA Dirck Smolka     Dr. Dr. Detlef Seuffert     ZA Udo von den Hoff

Dr. Dirk Holfeld                        ZA Jörg Oltrogge